働き方改革の一環として、テレワーク導入を検討する企業が増えています。しかし、就業規則や人事評価といった制度面の整備に頭を悩ませている企業も少なくありません。
ブイキューブでは、テレワークの先駆者としてV-CUBE ミーティングをはじめとする自社製品を自ら積極的に活用してきました。その過程で得た知見やノウハウを、お客様の活用提案にも活かしています。そして、早期から制度面での整備も進めており、2010年からテレワーク規程を運用してきました。
しかし、実際に運用してみると、当初の想定との違いが判明しました。また、従業員のニーズや就業環境もこの数年で大きく変化しました。そこで、テレワーク規程をはじめとした各種制度を見直し、2017年10月から、ブイキューブのコーポレートカラーであるオレンジにちなんだ『ORANGEワークスタイル』スローガンにもとづいた新たなテレワーク規程の運用を開始するに至りました。
今回は、その狙いや改定のポイントを管理本部人事グループマネージャーの今村亮に聞きました。
実態とのミスマッチが生じていた従来のテレワーク規程
「自分のなすべきことをしてくれれば、働く場所は問わない。」
そんな文化の浸透しているブイキューブでは、かねてからテレワークをしている社員も一定数存在しました。そのため、2010年から「テレワーク規程」を運用しています。しかし、従来の規程には課題があったと今村は話します。
「従来の規程はあくまでもオフィスワークが基本、常時在宅で勤務する人のことまでは想定していませんでした。実際、テレワークで働けるのは週1回までという制限もありました」（今村）
しかし、現実には、育児や介護によって長期間出社できなくなったり、家族の転勤で事業所がない土地に引っ越しせざるを得ない社員もいました。そのような社員に働き続けてもらうために、所属長の判断で例外的にフルタイムでのテレワークを認める状況だったのです。
実際に規定を運用して見えてきた課題を改善し、自分たちのこれからのワークスタイルを創りあげるため、ブイキューブでは、2017年2月に全社横断的なプロジェクトとして『働き方改革推進プロジェクトチーム』を立ち上げ、人事と協力しながらテレワーク規程を実態に即して改定することにしました。
新たな規程では「テレワーク」を明確に定義
「まず議論になったのが、テレワークの定義です。一口にテレワークと言っても、自宅での勤務やサテライトオフィスでの勤務、移動中のモバイルワークなど、人によって様々なイメージを持っています。したがって、テレワークを規程のなかで明確に定義する必要があると考えました」（今村）
そこで、まずは一般社団法人日本テレワーク協会が定義しているテレワークの3類型をベースに、規程の冒頭にテレワークの定義を明記することにしました。具体的には、通信機器や情報通信手段を使って社外で業務を行う「モバイル勤務」、会社の指定したワーキングスペースで会社が認めた情報通信機器で仕事をする「サテライト勤務」、会社が認めた情報通信機器を用いて自宅で仕事をする「在宅勤務」の3つです。
「どのような従業員に在宅勤務を認めるか」を明文化することが最大の課題
今回の改定で最も頭を悩ませたのは、「在宅勤務の対象者」だったと今村は振り返ります。
「『在宅勤務』は、基本的に個人の都合で行われます。この点が、会社都合・業務都合で行われることの多い『モバイル勤務』や『サテライト勤務』と大きく異なります。そのため、可能な限り誰でも自由に在宅勤務ができるようにしたいと思う反面、一定の条件を設けて業務に支障をきたさないように配慮する必要がありました。こうした理由から、『在宅勤務』を認める条件については経営会議メンバーの間でも、プロジェクトメンバー内でも徹底的に議論をしました」
最終的に出した結論は、『テレワークを理解し、自分の仕事を独り立ちして遂行できる者には、できるだけ自由を与える』というコンセプトを明確にすること、そして、このコンセプトを理解した従業員全員が在宅勤務できるようにする、としました。
「さらに、なるべく柔軟な運用ができるよう、在宅勤務を前提に採用した人や、育児や介護で通勤が難しい人、正社員以外の人でも所属長がとくに認めた人は対象としました。結果的に、「ほぼすべての従業員」が在宅勤務の対象者になった格好です。また、『要件を満たさなくなったときや、在宅勤務を前提とした業務内容が変わったときは、在宅勤務の許可を取り消すことがある』との条項も加えました」（今村）
テレワーク導入で生じる新たな問題の先読みと、ガイドラインの作成も重要
一方、テレワーク規程の改定によって在宅勤務しやすい環境が整ったことで、新たな問題が生じる可能性もあります。そして、そうした問題を洗い出し、それを防ぐための文言も規程に明記することが重要だと今村は話します。
「例えば、『今日は体調が悪いのでテレワークで働きたい』という社員がいるかも知れません。しかし、健康状態が悪い社員をテレワークで働かせることは、会社にとって、安全配慮義務を怠ることになる可能性もあります。そこで『体調などの不調を訴えている部下にテレワーク勤務を許可してはならない』という条項も設けました」（今村）
また、規程に基づき制度をスムーズに運用するには、コミュニケーションの手段についても具体的なガイドラインが必要だと付け加えます。
「テレワークは適切に運用しないと、メンバーの疎外感やコミュニケーションロスを生む可能性があります。それらを防ぐために、プロジェクトチームが、現場の声を吸い上げ、声がけしやすい環境づくりや業務の見える化、チャットやコミュニケーションツールの使い方などについて、丁寧に解説するガイドラインを自主的に作成していました」（今村）
6時〜21時で好きな時間に働ける「スーパーフレックス制」も導入
『ORANGEワークスタイル』スローガンに基づいて行ったことは、テレワーク規程の改定だけではありません。同時に、「スーパーフレックス制」も導入しました。
「スーパーフレックス制」とは、コアタイムなしに６時〜21時まで好きな時間に働けるという制度です。まさに「いつでも、どこでも働ける」環境が整いました。これにより、今後は最初から事業所がない土地にいる人を採用し、そのままテレワークで働いてもらうことも可能になります。
「これからも制度を運用しながら、社員の声を吸い上げ、規程を見直し、より良いものへと改善していく予定です。テレワークのような新しい試みのルールは、最初から完璧を目指さず、まずは小さな規模で部分的に始めながら、改善していったほうが良いと思います」（今村）
まとめ
業務の効率化や優秀な人材の確保のために、様々な働き方の要望に対応することが企業に求められています。そのために、就業規則などの社内ルールも柔軟に変えていくことが重要になります。特にテレワークは、従来のオフィスワークと異なり同じ空間にいないことを配慮した具体的なルールが必要であり、実際に運用しながら改善を積み重ねていくことが大切です。
